Suoritusarvion kirjoittaminen

Kaikki eivät nauti mahdollisuudesta saada palautetta työstään. Jopa huipputyöntekijöille tietämättömyys siitä, mitä heidän pomonsa sanoo heistä vuosittaisessa suoritusarvioinnissa, voi aiheuttaa ahdistusta. Siksi on äärimmäisen tärkeää kirjoittaa kunnioittava, rehellinen ja oikeudenmukainen arvio työntekijöillesi. Mitä tahansa kirjoitatkin, toimita se myötätuntoisesti.

Suorituskykyarviointien kirjoittaminen voi olla stressaavaa myös pomolle. Kuinka voit tahdikkaasti kertoa jollekulle hänen työnkuvansa alueista, joissa häneltä puuttui arvosana? Kuinka voit kuvata jollekulle selkeästi, miten he voivat parantaa suorituskykyään?

Tässä on joitain vinkkejä, parhaita käytäntöjä ja välttämättömiä asioita, kun laadit suoritusarviointia, joka auttaa työntekijöitäsi pääsemään eteenpäin ja kehittymään luottavaisin mielin.

Suorituskykyarvioinnin edut

Työntekijöiden suoritusarvioinnit tulee nähdä positiivisena kokemuksena, sillä niillä on tärkeä rooli yrityksen terveydelle. Se tarjoaa johtajille ja työntekijöille mahdollisuuden keskustella menetelmistä, joita yritys voi omaksua menestyäkseen tehokkaammin tulevaisuudessa. Pääset tarkastelemaan työntekijän, esimiehen ja koko yrityksen vahvuuksia ja heikkouksia.

Onnistunut suoritusarviointi on:

• Apua työnantajalle: Suorituskykyarvioinnin tulee olla keskustelu. Työntekijälle tulee tarjota mahdollisuus ilmaista avoimesti, miten hänen mielestään tiimi ja yritys voisivat toimia tehokkaammin. Saat kuulla tuoreen näkökulman siihen, mikä ei toimi työntekijän näkökulmasta.
• Apua työntekijälle: Hyvin kirjoitettu arvostelu antaa työntekijälle vahvistuksen heidän tekemästään hyvästä työstä ja rakentavaa palautetta siitä, miten he voivat parantaa. Tämä auttaa heitä kasvamaan ammatillisesti ja antaa heille selkeät tavoitteet, joita kohti työskennellä. Tämä auttaa heitä parantamaan itseään oman uransa vuoksi ja hyödyksi yritykselle.
• Apua yritykselle: Näiden arvioiden kautta johto ja työntekijät saavat mahdollisuuden nähdä, kuinka he voivat työskennellä yhdessä parantaakseen kokonaisuutta. Johto pääsee näkemään, miten ihmiset voivat eri puolilla maailmaa, niin yksilötasolla kuin yritystasollakin. He voivat sitten kehittää pelisuunnitelman ongelma-alueiden ratkaisemiseksi ja onnistumisen hyödyntämiseksi.

Arvostelut ovat kiitos hyvin tehdystä työstä ja tiekartta koko yrityksen parantamiseen.

Suorituskyvyn arviointiprosessi

Riittävän suuressa yrityksessä suoritusarviointien hallinnointi jää henkilöstöosastolle (HR). Henkilöstöjohtaja jakaa arviointilomakkeen etukäteen sekä arvioitavalle että arvioitavalle. Arvosteltava henkilö suorittaa itsearvioinnin, huomauttaa, mitä hän teki sinä vuonna menestyksekkäästi ja panee merkille alueet, joilla hän uskoo voivansa kehittyä ohjauksen ja koulutuksen avulla.

Liiketoiminnan koosta ja rakenteesta riippuen tämä näyttää erilaiselta eri toimialoilla. Pienessä yrityksessä, jossa on vain kourallinen työntekijöitä, johtaja tai jopa omistaja on hyvä henkilö arvioimaan. Arvostelun antajan tulee olla ylemmän johdon asemassa ja pitää säännöllisesti yhteyttä työntekijöihin, joita he arvioivat päivittäin. Joskus tiimin jäsenet arvioivat toisiaan vertaisarviointiprosessissa. Tämä lähestymistapa toimii hyvin, kun kollegat työskentelevät tiiviimmin toistensa kanssa kuin joku johtoasemassa oleva.

Asioita, joita tulee välttää, kun kirjoitat suorituskykyarviointia

Kun kirjoitat arvosteluja, on hyviä käytäntöjä ja on ongelmallisia tekniikoita, jotka johtavat tuottamattomaan tarkasteluun. Tässä on joitain asioita, joita tulee välttää tarkistusprosessin parissa.

• Älä tuoda esille negatiiviset asiat antamatta rakentavaa palautetta. Jos kerrot työntekijälle, että hän tekee jotain huonosti tai väärin, sinun on kerrottava hänelle tehokkain tai oikea tapa tehdä se. Jos et anna heille konkreettisia tapoja parantaa ja työkaluja, joita he tarvitsevat menestyäkseen , älä odota työntekijän suorituskyvyn olevan erilainen seuraavan kerran, kun he saavat arvion. Jos sinulla ei ole aikaa hahmotella tiettyä prosessia, varmista, että varaat seuranta-ajan henkilön kanssa, joka voi opettaa heitä.
• Älä hallitsevat keskustelua. Työntekijöiden tulee olla mukana keskustelun aikana. Vaikka sinun tulisi ohjata keskustelua, kun keskustelet työntekijän suorituksesta, ole vastaanottavainen sille, mitä he sanovat yrityksen rakenteesta ja johtamistyylistäsi. Kukaan ei tunne yrityksen prosessia ja rakennetta niin kuin joku joka navigoi sitä joka päivä, ja heillä on hyvät valmiudet antaa palautetta siitä, mikä toimii ja mikä ei. Ja jos et ole halukas kuuntelemaan heidän kritiikkiään, kuinka paljon he antavat heille tarjoamaasi kritiikkiä?
• Älä pile on. Edes huonoiten suoriutuneelle työntekijälle, et voi saada onnistunutta tarkastusta, jos vain puoli tuntia kerrot heille kaiken, mitä he tekevät väärin. Ajoittain koko arvostelun ajan, varmista, että panet merkille, mitä he tekevät oikein. Jos heistä tuntuu, että näet heissä vain negatiivisia puolia, miksi heidän pitäisi tuntea motivaatiota kehittyä tulevaisuudessa? Yritä ryhmitellä asiat, joiden parissa he voivat työskennellä, tiettyihin luokkiin, jotta et joutuisi nirsoille yksityiskohdille. Anna heille laaja yleiskuva alueista, jotka vaativat huomiota, ja tarjoa ratkaisuja siihen, miten he voivat parantaa, sen sijaan, että hahmottaisit jokaista virhettä.

Nyt kun sinulla on käsitys välttämättömistä asioista, tässä on joitain parhaita käytäntöjä, jotka voit sisällyttää arvosteluusi.

• Varaa arvostelu positiivisilla puolilla. Vaikka sinusta tuntuu, että työntekijä ei ole tehnyt juuri mitään arvokasta, jos haluat hänen kuuntelevan ja säilyttävän palautettasi, sinun on aloitettava ja loputtava kehuilla, jotta heidän moraalinsa säilyy . Jos aloitat keskustelun negatiivisesti, työntekijä saattaa sulkeutua eikä kuunnella arvostelun sanaa. Jos hänestä tuntuu, että he kuulevat vain negatiivista negatiivista, he eivät pysty käsittelemään ja sulattamaan kaikkea palautetta. Anna heille ainakin jotain positiivista aloittaaksesi keskustelun ja jotain mukavaa kokouksen lopettamiseksi. Jos he kävelevät pois tunteen itsensä hyödyttömäksi, heillä ei ole motivaatiota tai kykyä kehittyä.
• Anna konkreettisia tapoja toimia rakentavan palautteen perusteella. Kun keskustelet työntekijän kehittämiskohteista, muista selittää, kuinka he voivat kehittyä. Jos kirjoitat, että työntekijä on huono kirjoittamaan raportteja, kerro heille tarkasti, kuinka kirjoittaa hyvä. He eivät ehkä ole kovin hyviä jossain, koska heille ei ole koskaan osoitettu oikeaa tapaa tehdä se. Negatiivinen palaute negatiivisen palautteen vuoksi ei anna työntekijälle mahdollisuutta kasvaa tulevaisuudessa.
• Anna suoritusarvot numeerisina tai aakkosjärjestyksessä. Tämä menetelmä ei välttämättä toimi kaikilla toimialoilla. Joidenkin ihmisten aivot eivät käsittele tekstilohkoa yhtä hyvin kuin numeroita. Jos sinulla on määritelty arvosanajärjestelmä, työntekijällä voi olla selkeämpi käsitys asemastaan. Jos toimialallasi on määrälliset standardit, nämä luokitusjärjestelmät on helppo luoda. Jos työskentelet myynnin parissa, ehkä keskimäärin 100 myyntiä kuukaudessa on A. Jos työskentelet asiakaspalvelussa, voit perustaa menestysbarometrit siihen, kuinka nopeasti kassa voi skannata kohteita. Toimialoilla, joilla on pääsy määrällisiin tietoihin, luokitusjärjestelmän luominen voi ehkä auttaa työntekijöitä saamaan paremman käsityksen siitä, kuinka hyvin heidän suorituksensa sijoittuu yrityksen standardien mukaan.
• Ole rehellinen mutta järkevä. Työntekijä ei parane, kun hänen arvostelunsa koostuu vain hehkuvista kohteliaisuuksista. Heille rehellisen palautteen antaminen on itsessään kohteliaisuus; se osoittaa, että uskot heidän kykyynsä kasvaa ja kehittyä ammattilaisena. Jos työntekijäsi on spektrin vastakkaisessa päässä, hän ei voi kehittyä, jos arvostelu kestää vain puolen tunnin ajan, kun moitit häntä. Keskity positiivisiin ja negatiivisiin kaikkiin työntekijöihisi, jotta he voivat kehittyä ja pysyä vastaanottavaisina kritiikille.

Suorituskykyarviointi ei saa olla yksittäinen keskustelu. se on kasvun alku työntekijöillesi, johdolle ja yrityksesi rakenteelle. On tärkeää varata aikaa tavoitteiden asettamiseen ja rakentavan palautteen antamiseen, jotta työntekijällä on jotain tavoitettavaa ja konkreettisia tapoja parantaa suorituskykyään.

Ihannetapauksessa minkään suoritusarvioinnin ei pitäisi olla yllätys työntekijälle. Asianmukaiset viestintäkanavat johdon ja työntekijöiden välillä tulisi olla avoinna ympäri vuoden, ei vain kerran vuodessa. Virallinen katsaus on yksinkertaisesti tapa tehdä yhteenveto vuodesta tavalla, joka antaa kaikille osapuolille selkeän tiekartan edetä yhdessä tiiminä.