Kukaan ei ole täydellinen. Kun jongleeraat paljon asiakkaita tai pitkää tehtävälistaa, tietyt sähköpostit saattavat istua avaamattomina puhelimessasi kiusallisen pitkään. Vaikka saatatkin tuntea häpeää, hermostuneisuutta tai järkyttynyttä, kun huomaat virheesi, on tärkeää korjata tilanne kommunikoimalla asianosaisen kanssa anteeksipyytävällä myöhään sähköpostilla.
Jos kirjallinen viestintä ei ole vahvuutesi ja sinulla on vaikeuksia laatia tätä sähköpostia, älä panikoi! Olemme kehittäneet neljä myöhäisten sähköpostivastausten mallia eri tilanteita varten, jotta sinulla on lähtökohta, kuinka vastata vilpittömästi anteeksi ja suunnitella eteenpäin viemistä yhdessä.
Perusteet
Riippumatta siitä, mikä on syysi kirjoittaa myöhäinen sähköpostivastaus, tämän viestin laatimiseen on muutamia hyviä ja kiellettyjä ohjeita.
- Muista kaikki ammattiviestinnän asianmukaiset elementit. Tämän sähköpostin tarkoituksena on pyytää anteeksi ja osoittaa, että olet edelleen ammattilainen, jonka kanssa kannattaa työskennellä. Käytä suoraa, tarkkaa aihetta, aloita ammattimaisella tervehdyksellä, lue aina oikolukeminen, vältä satunnaista slangia, säilytä ammattimainen sävy ja lopeta viimeinen allekirjoitus. Kun vastauksesi viivästyy, voit vaikuttaa epäjärjestyneeltä ja epäammattimaiselta. Taistele tätä ajatusta vastaan hyvin rakennetulla, harkitulla muistiinpanolla, joka noudattaa sitä kaikki sähköisen viestinnän ammatilliset standardit .
- Hyväksy syyllisyys siellä, missä syy on. Riippumatta siitä, mikä syy myöhäiseen sähköpostiin oli – olipa kyseessä henkilökohtainen hätätilanne tai olet vain unohtanut sen – pyydä vilpittömästi anteeksi viivästystä. Syyllisyyden hyväksyminen osoittaa, että otat vastuun työstäsi etkä vain siirrä syyllisyyttä toiselle.
- Ole avoin ja rehellinen. Jos tunnet olosi mukavaksi, voit kertoa viivästymisesi syyn. Älä mene liikaa henkilökohtaisiin yksityiskohtiin; sen sijaan, että sanoisit, että äidilläsi on diagnosoitu syöpä, vaan sano vain, että olet saanut huonoja uutisia perheenjäsenestä ja olet ollut huolissasi auttaa häntä tämän vaikean ajan yli. Jokainen voi samaistua siihen, että elämässä tapahtuu asioita. Pienen vilauksen antaminen elämääsi olematta liian paljastava, voi antaa heille käsityksen siitä, mitä käyt läpi, ja he ymmärtävät paremmin, mistä olet kotoisin.
- Älä ole liian tunteellinen. Vaikka on tärkeää olla rehellinen asiakkaallesi, sillä se voi lisätä luottamusta, rehellisyydellä ja TMI:llä on ero. Riippumatta siitä, mitä käyt läpi, ammattimainen viestintä ei ole oikea paikka ongelmien purkamiseen. Pidä vastauksesi viimeisteltynä ja poista tarpeettomat yksityiskohdat. Voit sanoa, että olet kokenut tappion, mutta älä tarkenna sitä.
- Kerro seuraavasta vaiheesta, mitä aiot tehdä eteenpäin. Mikä tärkeintä, korjaa tämä puute kommunikaatiossa yksityiskohtaisella suunnitelmallasi siitä, kuinka aiot viedä projektia eteenpäin nyt, kun olet kiinni. Kerro heille, mitkä ovat vaiheesi, mitä tarvitset heiltä ja kuinka voitte molemmat työskennellä yhdessä saadaksesi minkä tahansa työstettävän projektin vauhtiin.
Avoin ja rehellinen viestintä voi ratkaista melkein kaikki ongelmat. Hyvin muotoiltu sähköposti voi auttaa sinua pääsemään takaisin raiteilleen tämän ammatillisen suhteen korjaamiseksi.
Myöhästyneiden sähköpostien vastausmallit
1. Kun unohdat vastata
Olemme kaikki syyllisiä tähän; avaat sähköpostin, vastaat päässäsi, Kirjoita muistiin vastataksesi myöhemmin ja sitten et koskaan vastaa. Siihen mennessä kun muistat, olet jättänyt ne roikkumaan viikoksi tai pidemmäksikin aikaa.
kuinka kasvattaa violetteja bataatteja
Joten miten rakennat vastauksen, jotta et näytä täysin epäammattimaiselta ja epäjärjestyneeltä?
Vastaanottaja -
Olen todella pahoillani, että palautin sähköpostisi vasta nyt. Luin sähköpostisi pian sen lähettämisen jälkeen ja aioin vastata sinä iltana. Kun kaikki meni, se hävisi sekoitustilassa, ja toivon, että annat minulle anteeksi näin myöhäisen vastauksen.
Kun pyydät anteeksi, voit jatkaa heidän sähköpostiinsa vastaamista.
2. Kun olet ohittanut projektin määräajan
Joskus hidas vastaus sähköpostiin voi johtaa määräajan myöhästymiseen. Tässä tapauksessa sinun ei tarvitse vain pyytää anteeksi, vaan työskennellä yhdessä asiakkaan kanssa, jotta saataisiin aikaan muutettu aikajana, joka sopii molempiin tarpeisiisi. Ratkaisujen ja ehdotusten tarjoaminen omalta osaltasi osoittaa, että olet valmis ratkaisemaan ongelmia ja sopeutumaan.
Vastaanottaja -
Pahoittelen joudun ilmoittamaan, että en ole vielä saanut tätä osaa projektista valmiiksi ja myöhästyin määräajastamme. Tapahtui henkilökohtainen tapahtuma, joka vaikutti käytettävyyteeni [tai] Odottamattomien ongelmien vuoksi tämä tehtävän osa kesti kauemmin kuin olin aiemmin varannut aikajanallamme. Olen pahoillani mahdollisista komplikaatioista, joita tämä voi aiheuttaa sinulle. Uskon, että panostamalla siihen, että saan tämän osan projektista valmiiksi tähän päivämäärään mennessä. Jotta voisimme palata raiteillemme ja saavuttaa seuraavan määräajan, ehdotan, että kutsumme tämän henkilön auttamaan meitä saattamaan projektin päätökseen.
Käytä tätä virhettä ymmärtääksesi ajanhallintataitosi ja ennustaaksesi tulevaisuuden, jos et jätä määräaikaa. Joskus elämässä tapahtuu ja asioita tulee eteen, mutta jos voit kertoa jollekulle ennen myöhästynyttä määräaikaa, että saatat tarvita pidennystä, hän pystyy sekoittelemaan asioita nopeammin, jotta voitte yhdessä löytää ratkaisun.
mikä tekee hyvän tv-mainoksen
3. Kun palaat vapaa-ajalta
Aina kun aiot olla poissa toimistosta muutaman päivän ajan, on hyvä käytäntö määrittää automaattinen vastaus, joka kertoo, milloin palaat, kuinka sinuun voidaan ottaa yhteyttä hätätapauksessa ja keneen he voivat ottaa yhteyttä sillä välin nopeaan vastaukseen. Jos kuitenkin olit poissa odottamatta tai yksinkertaisesti unohdit, tässä on hyvä tapa vastata postilaatikossasi oleviin kiireellisiin viesteihin.
Vastaanottaja -
Kiitos paljon sähköpostistasi! Pyydän anteeksi vastaukseni viivästymistä. Olin poissa toimistosta [tästä päivämäärästä] tähän aamuun asti hoitaessani henkilökohtaisia asioita, mutta olen nyt tavoitettavissa ja vastaan mielelläni kysymykseesi.
Voit antaa tarkemman syyn poissaolollesi, jos olet läheinen asiakkaaseen, mutta voit olla niin epämääräinen kuin on tarpeen, jotta viihtyisit.
Avaamisen jälkeen voit antaa mitä tahansa asiakkaasi tarvitsemia tietoja.
4. Kun et voi enää täyttää projektin ehtoja
Hätätilanteita sattuu. Perheenjäsenet sairastuvat vakavasti, läheinen kuolee, joudut onnettomuuteen ja joudut sairaalaan. Joskus elämä estää työnteon, etkä yksinkertaisesti voi saada päätökseen projektia, jonka lupasit loppuun.
Kun vastaat sähköpostiin myöhässä ja joudut kertomaan heille, että et voi enää ottaa projektia vastaan, on tärkeää käsitellä aihetta sulavasti ja tarjota ratkaisuja mahdollisuuksien mukaan.
Tässä on esimerkkisähköposti, jota voit muokata tilanteesi selittämiseksi.
voitko kasvattaa persikkapuun persikan kuopasta
Vastaanottaja -
Olen viime aikoina kokenut henkilökohtaisessa elämässäni tuhoisan tapahtuman, joka on vaikuttanut merkittävästi työkykyni. Tämän tapahtuman vuoksi en voi enää viedä projektianne riittävän hyvin loppuun. Lähitulevaisuudessa olen päättänyt pitää lomaa auttaakseni perhettäni, enkä pysty suorittamaanhanke.
Omasta puolestani suosittelen lämpimästi tätä henkilöä ottamaan vastaan työn. Täytin ne projektisi tiedoista ja kopioin ne tähän sähköpostiin, jotta voitte alkaa puhua projektin tulevista vaiheista. Tällä henkilöllä on laaja kokemus tältä alalta ja uskon, että tulet todella nauttimaan työskentelystä hänen kanssaan.
Kopio uusi henkilö, jota suosittelet ottamaan tehtävän vastaan sähköpostissa, jotta asiakkaasi voi välittömästi aloittaa työskentelyn heidän kanssaan. Näin kaikki pääsevät jatkamaan projektia siitä mihin jäit mahdollisimman pian.
Työmäärä, joka sinun on tehtävä projektin siirrossa, riippuu suuresti tekemäsi työn tyypistä. Jos olit freelance-videokuvaaja etkä voi enää kuvata tapahtumaa, voit yksinkertaisesti ilmoittaa uudelle freelancerina tapahtuman yksityiskohdista ja asiakkaiden odotuksista, jotta he voivat ottaa kuvauksen sieltä. Jos olet siirtämässä projektia toiselle henkilölle yrityksessäsi, hän toivottavasti tuntee työnkuvasi ja ottavan asiakkaan toistaiseksi.
Pidä myöhäinen sähköpostivastauksesi rehellisenä
Vaikka kestit useita päiviä vastaamiseen, tärkein asia, jonka voit tehdä suhteen pelastamiseksi, on olla avoin ja rehellinen viestinnässäsi. Ihmiset arvostavat rehellisyyttä, ja aito anteeksipyyntö viivästyksestä lähettää vahvan viestin, että olet valmis korjaamaan virheesi.
Yritä jatkossa muistaa, että lyhyt vastaus on parempi kuin hiljaisuus. Jos sinulla ei ole aikaa lähettää täyttä vastausta, lähetä nopea sähköpostiviesti, jossa kerrot, että olet saanut heidän viestin, ja odota, että pääset keskustelemaan heidän kanssaan pian. Aseta sitten puhelimeesi muistutus, joka kehottaa sinua vastaamaan, kun sinulla on enemmän aikaa. Tietäminen, että niitä ei ole unohdettu, mutta olet keskellä jotain muuta, lähettää viestin, että välität. Älä lykkää vastaamista; Vain hetken käyttäminen nopean viestin lähettämiseen voi muuttaa maailmaa.
